FIANZAS · PÓLIZA DE MANEJO
Póliza de Manejo: Fondos Públicos y Privados en Colombia
Protección para entidades públicas, cooperativas y empresas privadas frente a pérdidas por manejo irregular de fondos. Obligatoria para tesoreros, pagadores y recaudadores del Estado. Emisión en el día con Positiva, Seguros del Estado y Bolívar.
¿Qué es la Póliza de Manejo?
La póliza de manejo es un contrato de seguro del ramo de fianzas que protege al tomador (entidad empleadora) frente a pérdidas económicas causadas por sus propios empleados en el ejercicio de sus funciones. El empleado o funcionario asegurado es el llamado afianzado, y la entidad o empresa es el beneficiario de la garantía.
A diferencia del seguro de sustracción (que cubre robos cometidos por terceros externos) la póliza de manejo cubre específicamente las conductas desleales o fraudulentas del personal interno: hurto, abuso de confianza, apropiación indebida, falsificación de documentos y distracción de fondos cometidos por el empleado en perjuicio de la entidad.
En Colombia, la póliza de manejo es obligatoria por norma de la Contraloría General de la República para todos los funcionarios del sector público que ejercen cargos con manejo de fondos, bienes o valores del Estado. Es un requisito de posesión del cargo: sin la póliza vigente, el funcionario no puede tomar posesión del empleo.
El sector privado también puede (y en muchos casos debe) contratar esta póliza para proteger la empresa frente a pérdidas por personal de confianza: cajeros, tesoreros, contadores autorizados, gerentes de recaudo y personal de almacén.
¿Qué cubre la Póliza de Manejo?
Hurto y robo interno
Pérdidas de dinero, valores o bienes causadas por el empleado asegurado actuando solo o en colusión con terceros. Cubre tanto el hurto simple como el hurto calificado en ejercicio del cargo.
Abuso de confianza
Apropiación o distracción de fondos, valores o bienes que el empleado recibió por razón de su cargo. Aplica cuando el empleado usa para sí mismo o para terceros recursos que debía custodiar o administrar.
Falsificación interna
Pérdidas derivadas de la alteración, falsificación o manipulación de documentos contables, cheques, órdenes de pago u otros instrumentos por parte del empleado para apropiarse de fondos.
Distracción de fondos
Uso no autorizado de recursos de la entidad para fines distintos a los establecidos: pago de deudas personales, compras no autorizadas, transferencias a cuentas propias o de terceros vinculados.
La póliza de manejo no cubre robos cometidos por terceros externos (eso corresponde al seguro de sustracción), ni errores involuntarios sin intención fraudulenta (eso corresponde al seguro de infidelidad de empleados en su variante de errores y omisiones).
¿Quién necesita la Póliza de Manejo?
Sector Público: Funcionarios
Tesoreros municipales y departamentales, pagadores de nómina, recaudadores de impuestos y contribuciones, almacenistas, directores de presupuesto y cualquier funcionario con resolución de manejo de fondos o bienes públicos. La Contraloría General exige la póliza como requisito de posesión del cargo.
Sector Público: Entidades
Municipios, gobernaciones, ministerios, entidades descentralizadas, institutos, empresas industriales y comerciales del Estado que deben asegurar a sus funcionarios con cargos de manejo. La entidad es el tomador de la póliza y paga la prima con cargo al presupuesto de funcionamiento.
Sector Privado
Empresas de cualquier sector con personal que maneja fondos, valores o bienes: cajeros de supermercados, tesoreros corporativos, contadores con firmas autorizadas en cuentas bancarias, personal de recaudo, almacenistas de bodega y mensajeros de valores.
Cooperativas y Sector Solidario
Cooperativas financieras, fondos de empleados y asociaciones mutuales con personal que maneja depósitos, cartera y recursos de los asociados. La Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria) recomienda la póliza de manejo para cargos con acceso a recursos de los asociados.
Documentos para emitir la Póliza de Manejo
Funcionario Público
- Resolución de nombramiento o encargo en el cargo
- Cédula de ciudadanía del funcionario
- RUT de la entidad empleadora
- Monto de fondos, bienes o valores bajo manejo
- Vigencia requerida (generalmente anual, renovable)
Empleado Privado o Cooperativo
- Cédula del empleado asegurado
- NIT y RUT de la empresa o cooperativa
- Cargo y funciones del empleado
- Monto máximo de fondos bajo su manejo
- Contrato de trabajo o vinculación (en algunos casos)
Preguntas Frecuentes sobre la Póliza de Manejo
¿Qué es la póliza de manejo?
Es un seguro del ramo de fianzas que protege a una entidad (pública o privada) frente a pérdidas causadas por empleados que manejan fondos, bienes o valores en ejercicio de sus funciones. Cubre hurto interno, abuso de confianza, falsificación y distracción de recursos.
¿Quién está obligado a tener póliza de manejo en Colombia?
En el sector público, todos los funcionarios con cargos de manejo de fondos, bienes o valores del Estado: tesoreros, pagadores, recaudadores, almacenistas. La Contraloría General exige la póliza como requisito de posesión del cargo. Sin ella, el funcionario no puede tomar posesión.
¿Qué cubre la póliza de manejo?
Cubre hurto o robo interno cometido por el empleado, abuso de confianza y apropiación indebida, falsificación de documentos para apropiarse de fondos, y distracción o uso no autorizado de recursos. No cubre robos por terceros externos ni errores involuntarios sin intención fraudulenta.
¿Cuánto cuesta una póliza de manejo en Colombia?
Depende del cargo, el monto bajo manejo y el tipo de entidad. Para cargos con manejo de montos medianos (menos de 500 millones COP), la prima anual suele estar entre $200.000 y $1.500.000. Para grandes tesorías municipales o departamentales, las primas son mayores. Contáctenos para cotización exacta.
¿La póliza de manejo aplica para empresas privadas?
Sí. Aunque la obligatoriedad legal es para el sector público, empresas privadas, cooperativas y fondos de empleados pueden contratar póliza de manejo para protegerse de pérdidas por personal de confianza: cajeros, tesoreros, contadores con firmas autorizadas y personal de recaudo.
¿Cuánto tiempo tarda en emitirse la póliza de manejo?
Con los datos del empleado, cargo, monto bajo manejo y entidad empleadora, emitimos en el mismo día hábil. Para entidades públicas se requiere la resolución de nombramiento. Contáctenos con la información del cargo para cotización y emisión inmediata.
¿Necesita la Póliza de Manejo?
Le asesoramos en cuantía, aseguradora y documentación. Emisión en el día para posesión de cargos públicos o protección empresarial.
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